ความหมายการควบคุมการจัดซื้อ

การควบคุมการจัดซื้อ(Procurement) เป็นกระบวนการจัดซื้อที่มีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจและช่วยให้แน่ใจว่าธุรกิจได้มาเฉพาะสินค้าและบริการที่เป็นที่ต้องการ (only required goods and services) ที่ มีราคาที่ดีที่สุด (best price) ซื่งเป็นการช่วยให้ธุรกิจควบคุมต้นทุน และปรับปรุงผลกำไร

อ้างอิง

จัดทำโดย

นางสาวชณิตนันท์ สุวรรณพงศ์ ชั้น ปวส 1 ภาษาต่างประเทศธุรกิจ เลขที่ 2

แนวคิดของการควบคุมการจัดซื้อ

แนวคิดการควบคุมจัดซื้อ คือ กิจกรรมของผู้จัดซื้อโดยยึดหลัก 5 R’s พิจารณาเลือกซื้อสินค้าให้ได้
1. คุณสมบัติที่ถูกต้อง Right Quality
2. จำนวนที่ถูกต้อง Right Quantity
3. เลือกซื้อจากแหล่งที่ถูกต้อง Right Source
4. ราคาที่ถูกต้อง Right Price
5. ตรงตามความต้องการของลูกค้า Right Want

ภาพประกอบการจัดซื้อ

ประโยชน์ของการควบคุมการจัดซื้อ

ประโยชน์ของการควบคุมการจัดซื้อ
1.การลดเวลาการส่งมอบ (Lead Time) ของผู้จัดส่งวัตถุดิบ สิ้นค้าซึ่งต้องมีการนำเข้าจากต่างประเทศ
2.การลดจำนวน Supplier หรือคู่ค้า
3.การพัฒนาธุรกิจร่วมกับผู้ขายสินค้าให้ไปในทิศทางเดียวกัน
4.การพัฒนาระบบการส่งมอบของ Supplier ให้มีมาตรฐานเหมือนกัน
5.การเพิ่มประสิทธิภาพของอัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง
6.การนำระบบ Lean Inventory เพื่อลดสินค้าคงคลังและเป็นการลดต้นทุนในการสั่งซื้อสินค้า/บริการให้กับองค์กร โดยการนำเอาเทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตประยุกต์ใช้กับวิธีเสนอราคาในลักษณะการเสนอราคา (Auction method) ตลอดจนการวางกลยุทธ์การแข่งขันราคา เช่น กำหนดเวลาเปิดปิดตลาดเสนอราคาเพื่อให้ซัพพลายเออร์เกิดการเสนอราคาแข่งขันกันในช่วงเวลาที่จำกัด การต่อเวลาการแข่งขันเสนอราคา ฯลฯ และกระบวนการสรรหาซัพพลายเออร์รายใหม่ จึงช่วยสร้างบรรยากาศการแข่งขันในการเสนอราคาระหว่างซัพพลายเออร์ทุกรายที่เข้าร่วมเสนอราคา และช่วยให้องค์กร ผู้ซื้อได้รับผลประโยชน์สูงสุดจากการเสนอราคาแข่งขัน

หลักการควบคุมการจัดซื้อ

หลักการควบคุมการจัดซื้อจัดหาได้ 2 แนวทาง คือ
แนวทางที่หนึ่ง, การปรับกระบวนการจัดซื้อภายในองค์กรเพื่อโอกาสทางการลดต้นทุนโดยการปรับเปลี่ยนจำนวนเจ้าหน้าที่และทรัพยากรอื่นๆ ให้มีความเหมาะสมตรงตามความต้องการที่แท้จริง และการคัดเลือกผู้จัดหาวัตถุดิบ (Supplier) รายใหม่ๆที่มีคุณสมบัติตรงตามความต้องการ, การควบคุมดูแลผู้จัดหาวัตถุดิบในทุกๆ ด้านอย่างต่อเนื่องและจัดการกับปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นในสายโซ่อุปทานอย่างเหมาะสม แนวทาวที่สอง, ซึ่งถือว่ามีความเป็นไปได้อย่างดีเยี่ยมสำหรับการที่จะลดต้นทุนและการปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง โดยอาศัยหลักการที่สำคัญของลีนที่กล่าวไว้ว่าให้ทำการปรับปรุงประสิทธิภาพของผู้จัดหาวัตถุดิบ (Suppliers) อย่างต่อเนื่องโดยอยู่บนพื้นฐานของการพัฒนาความเชื่อมั่นและความสัมพันธ์ในระยะยาวกับพวกเขาอย่างลึกซึ้งประหนึ่งเหมือนเป็นหุ้นส่วนขององค์กรของเรา

กระบวนการของการควบคุมการจัดซื้อ

กระบวนการของการสั่งซื้อประกอบไปด้วยขั้นตอนต่อไปนี้
1) การรับคำสั่งซื้อจากหน่วยงานเกี่ยวข้องภายใน
2) จัดหาข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขายสินค้าหรือวัตถุดิบ ( Suppliers ) ว่ามีอยู่ที่ใดบ้าง มีผลิตภัณฑ์อะไร ราคาและส่วนลดเป็นอย่างไร เป็นต้น เพื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบกันประกอบการตัดสินใจ
3) ติดต่อ Supplier ที่ได้คัดเลือกไว้แล้ว เพื่อตกลงทำเงื่อนไขต่างๆที่จำเป็น แล้วจัดทำใบสั่งซื้อเพื่อยืนยันการสั่งซื้อไปยัง Supplier
4) ติดตามผลจากการสั่งซื้อว่า Supplier ได้รับหรือไม่ และตกลงขนส่งวัตถุดิบหรือสินค้ามาตามกำหนดเวลาหรือไม่
5) ตรวจรับสินค้าหรืวัตถุดิบตามที่สั่งซื้อเมื่อมาถึงว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่

ความสำคัญของการควบคุมการจัดซื้อจัดซื้อ

ความสำคัญของการควบคุมการจัดซื้อ
1.เพื่อควบคุมต้นทุน
2.เพื่อการควบคุมคุณภาพการผลิต
3.เพื่อการควบคุมคุณาพในการขนส่งให้ทันเวลา
4.เพื่อการวางแผนการผลิต
-สำหรับช่วงเทศกาลหรือการสั่งพิเศษ
-เพื่อย่นระยะเวลา
-ควบคุมอัตราการผลิต
และควรทราบไว้ด้วยว่าคุณภาพสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตได้มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องโดยตรงกับคุณภาพของวัตถุดิบที่นำไปใช้ในกระบวนการผลิต คุณภาพของสินค้าเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ลูกค้ายอมรับและง่ายต่อการตัดสินใจซื้อ การจัดหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพดีจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในกระบวนการผลิตสินค้า
การเพิ่มประสิทธิภาพการทำกำไรของกิจการที่เป็นผลมาจากการจัดซื้อ มีส่วนหนึ่งที่มาจากลักษณะการต่อรองเพื่อหาราคาที่ดีที่สุด ประหยัดที่สุด ภายใต้คุณภาพของวัตถุดิบหรือสินค้าที่กำหนดจากผู้เสนอขาย (Suppliers) หลายๆ ราย ทำให้เกิดการประหยัดเกี่ยวกับต้นทุนและกำไรของบริษัทเพิ่มขึ้นได้
อย่างไรก็ตาม ลำดับความสำคัญของการจัดซื้อแตกต่างกันออกไปตามประเภทของธุรกิจ เช่น ธุรกิจขนาดย่อมที่เน้นการให้บริการรับทำบัญชี รายการสินค้าคงหรือวัสดุคงเหลือไม่ใช่รายการบัญชีที่มีบทบาท ธุรกิจประเภทนี้สนใจค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงานมากกว่าค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับวัสดุสำนักงานหรือวัสดุอื่นๆ